Электронные системы документооборота (СЭД) имеют много плюсов. Но среди тех, кто начинает ими пользоваться, иногда встречаются ярые противники внедрения таких систем в работу компании. Они считают внедрение СЭД бесполезным и жалуются на потраченные деньги и время.

Мы раскроем самые часто встречающиеся проблемы внедрения СЭД и расскажем, как их избежать.

1. За проект отвечает слишком много сотрудников

Пример. В компании за внедрение отвечали пятеро сотрудников – главный бухгалтер, руководитель финансового отдела, глава отдела кадров (в эти отделы внедряли СЭД в первую очередь), старший системный администратор и ведущий менеджер по закупкам ПО. Но ответственного за проект в этой группе не было, и каждый начал тянуть одеяло на себя. В результате консультации по внедрению и все правки в техническое задание обошлись компании очень дорого, бюджет внедрения сильно раздулся.

Чтобы избежать такой ситуации, нужно назначить одного ответственного за проект. Он будет принимать окончательные решения. Внедрение системы ЭДО затрагивает всю компанию, и нужно учитывать интересы всех отделов, которые с ней взаимодействуют. Однако лучше сделать их консультантами проекта, а не главными ответственными.

1. Бюджет и сроки не учитываются

Пример. Крупный партнер компании ставит условие: перейти на электронный документооборот. Было принято слишком амбициозное решение – разработать свою программу, которая бы охватывала и внутренний документооборот, и внешний, а также интегрировала бухгалтерский архив. Но в процессе внедрения стало ясно, что эта амбициозная задача компании не по зубам, и надо было сразу брать готовые системы.

Помните, что СЭД – это не только оплата лицензии программы (и не забудьте проверить, бессрочная она или всего на год), но и услуги по ее установке и настройке, а также возможные затраты на обновление серверов. К этим расходам добавьте финансовые, человеческие и временные затраты на оцифровку и внесение документов в систему, а также обучение пользователей. Эти требования для внедрения электронной системы очень важны. Соблюдение всех требований СЭД гарантирует, что система будет работать адекватно.

При планировании работы с электронными документами оцените, какие функции вам действительно нужны и как их совместить. Например, «Скан-Архив» – отличное программное решение, которое помогает объединить всю работу с документами в «1С:ЭДО», включая сканирование физических документов и анализ электронных копий.

1. Попытка внедрить электронный документооборот своими силами

Пример. В компании решили сэкономить и внедрить электронный документооборот самостоятельно. В процессе программист уволился, пришлось нанимать двух фрилансеров, чтобы они разобрались в проекте. Это все заняло очень много времени, а экономия финансов оказалась незначительной.

Иногда довериться опыту специалистов из компаний, которые давно работают с системами электронного документооборота, намного дешевле, чем пытаться сделать все самостоятельно. Готовое решение проще поддерживать: бизнес не будет зависеть от одного сотрудника, который занимался настройкой программы. Любой специалист обслуживающей компании сможет помочь.

Таким образом, компания сможет заниматься внедрением самостоятельно, что сэкономит ресурсы, которые можно направить на другие бизнес-процессы. Мы же окажем всю необходимую поддержку для успешного внедрения системы.

1. СЭД внедряется только для отдела кадров

Пример. В компании решили, что основные документы всегда оседают в кадровом отделе, именно там были большие проблемы с документооборотом. Сотрудники внедрили программу в работу отдела кадров. В итоге она оказалась бесполезной, потому что до кадра каждый документ проходил через множество других инстанций.

Важно понимать, что с документами работают не только кадровики, но и бухгалтерия, юристы, менеджеры других отделов, руководители и многие другие сотрудники. Таковы бизнес-процессы. Поэтому система доступа сотрудников к электронному документообороту должна быть продуманной.

Даже если вы устанавливаете архив бухгалтерских документов, стоит обеспечить доступ к этим документам не только бухгалтерам, но и, например, менеджерам. Особенно если вместе с счетами-фактурами хранятся договоры и сопроводительные документы.

1. Отсутствие подготовки сотрудников к новой программе

Пример. В компании внедрили ЭДО, сотрудников поставили перед фактом. Через месяц – саботаж. Они продолжают создавать бумажные документы, как и раньше, считая, что так проще и быстрее.

Если сотрудников не подготовить к новой системе, которая потребует времени и усилий на освоение, они будут сопротивляться. Лучший подход – назначить для каждого отдела ответственного за работу с СЭД, обучить его с помощью компании, внедряющей систему, а затем с их помощью обучить остальных сотрудников. Это снизит затраты на обучение, а сотрудники будут чувствовать себя увереннее, зная, что им помогут разобраться в случае трудностей.

6. Не составляется регламент работы

Пример. В компании внедряли бухгалтерский архив для контроля документов через «1С». Начался хаос: одни документы внесли, другие не внесли, третьи зависли у контрагентов. Стало ясно, что с самого начала нужен был регламент: в начале недели происходит получение документов от контрагента, в конце недели все сканируется и вносится в программу. Дело занимает от силы 10 минут, но избавляет от головной боли потом.

Чтобы электронный документооборот принес порядок в ваш бизнес, нужно сначала обеспечить порядок работы с ним. В каждом отделе, который использует СЭД, пропишите правила работы с системой и используйте их уже на этапе обучения сотрудников. Тогда электронный документооборот действительно станет полезным. Настроенные бизнес-процессы позволяют компаниям успешно внедрить новую систему. Важно не только обучение, но и регламент, правила, контроль на первых порах.

Помимо этого, важно проводить аналитику, чтобы понять, насколько успешно прошло внедрение и как сотрудники справляются с нововведениями. Это позволит улучшить регламент и упростить обучение новых сотрудников в будущем.

Составив список из шести основных причин провала при внедрении электронного документооборота в организации, мы пришли к выводу: недостаточно правильно подобрать СЭД для организации, нужно еще правильно ее внедрить. Возможно, чужие ошибки, перечисленные выше, позволят вам избежать лишних трат на повышение эффективности работы электронного документооборота в вашей компании.