Три ошибки в учёте, которые стоили зеленоградскому бизнесу миллионы рублей

Кейс №1: Когда «техническая» компания оказалась не такой технической

В мае 2024 года производственная компания из 6-го микрорайона получила требование о доначислении НДС на 1,2 млн рублей. Причина? Один из контрагентов попал в список «технических» фирм — тех, кто существует только на бумаге.

Самое обидное: сделка была реальной, товар поставлен, акты подписаны. Но поставщик оказался однодневкой с массовым директором и нулевыми расходами на аренду, зарплату, коммуналку. ФНС сочла вычет по НДС необоснованным, и компании пришлось доказывать свою добросовестность через суд.

Процесс растянулся на восемь месяцев. В итоге удалось отстоять только 40% вычета, потому что не хватило доказательств проявления должной осмотрительности при выборе контрагента. Нет протоколов переговоров, нет альтернативных коммерческих предложений, нет анализа рынка.

Мораль истории: проверяйте контрагентов до сделки, а не после претензий налоговой. Запрашивайте выписки из ЕГРЮЛ, смотрите на адрес регистрации (массовый или нет), проверяйте учредителей через открытые базы. Да, это рутина. Зато потом не придётся объяснять инспектору, почему вы выбрали именно эту фирму среди сотен аналогичных.

Кейс №2: Электронная подпись, которой не было

Торговая компания из Крюково три года работала с электронным документооборотом. Всё шло гладко, пока летом 2024-го не нагрянула камеральная проверка. Оказалось, что у двух ключевых контрагентов истёк срок действия квалифицированной электронной подписи (УКЭП) — и все акты за последние полгода формально не имели юридической силы.

ФНС сняла расходы на сумму 870 тысяч рублей и доначислила налог на прибыль. Компания попыталась восстановить документы «задним числом», но это только усугубило ситуацию — налоговая расценила действия как попытку фальсификации.

Пришлось привлекать юристов и запрашивать у контрагентов бумажные дубликаты всех актов с живыми подписями и печатями. Процесс занял четыре месяца, плюс судебные издержки около 150 тысяч. Можно ли было избежать? Элементарно: настроить уведомления об истечении срока УКЭП в системе ЭДО. Но об этом никто не подумал.

Если вы работаете с электронными документами — проверяйте сертификаты хотя бы раз в квартал. Лучше перестраховаться и продлить подпись за месяц до окончания срока, чем потом собирать справки и доказывать реальность сделок. Профессиональные бухгалтерские услуги Зеленоград обычно включают мониторинг таких нюансов, потому что это базовая защита клиента.

Когда аванс превратился в долг

ИТ-компания из Савёлок получила предоплату от заказчика в декабре 2023 года — 600 тысяч рублей. Работы планировали завершить к марту 2024-го, но проект затянулся до июня. Бухгалтер начислил НДС с аванса в декабре, как положено. Но когда дело дошло до реализации, забыл принять этот НДС к вычету.

Результат: двойное налогообложение одной суммы. ФНС ничего не доначислила (формально всё правильно), но компания переплатила 100 тысяч рублей. Обнаружили только через полгода при сверке с налоговой. Вернуть деньги удалось, но нервы и время уже потрачены — плюс упущенная выгода от использования этих средств в обороте.

Казалось бы, мелочь. Но для небольшой компании 100 тысяч — это зарплата двух сотрудников или закупка нового оборудования. Такие ошибки возникают, когда в учёте нет системности или бухгалтер работает на пределе загрузки и просто физически не успевает отслеживать все нюансы.

Что общего у всех трёх кейсов

Во-первых, каждую проблему можно было предотвратить. Ни одна из описанных ситуаций не связана с какими-то экзотическими схемами или сложными операциями — это обычная работа средней компании. Но где-то не проверили контрагента, где-то не настроили уведомления, где-то забыли про вычет.

Во-вторых, все три компании потеряли не только деньги, но и время. Месяцы переписки с налоговой, сбор документов, судебные заседания — это отвлечение владельца бизнеса от основных задач. Вместо того чтобы развивать компанию, приходится разбираться с претензиями.

В-третьих, ни один из этих случаев не попал бы в суд, если бы учётом занимались специалисты с опытом сопровождения проверок. Например, компания BUHCLEAR (https://zelenograd.buhclear.ru/) регулярно проводит аудит контрагентов и мониторинг всех критичных параметров — именно для того, чтобы клиенты не становились героями таких вот кейсов.

Как защититься: чек-лист для самопроверки

Пройдитесь по этим пунктам прямо сейчас — это займёт не больше часа, но может сэкономить сотни тысяч рублей:

• Проверьте всех контрагентов с оборотом от 500 тысяч рублей за последний год через сервис ФНС «Прозрачный бизнес».
• Запросите у бухгалтера список электронных подписей с датами окончания действия — и настройте напоминания за месяц до истечения.
• Сверьте авансы полученные и НДС с авансов — нет ли «зависших» сумм, которые не приняты к вычету при реализации?
• Убедитесь, что все крупные сделки (от 1 млн рублей) обоснованы документально: есть протоколы выбора поставщика, КП от конкурентов, переписка.

Если хотя бы по одному пункту возникли сомнения — это звоночек. Не обязательно сразу бежать к юристам, но точно стоит показать учёт независимому эксперту. Квалифицированные бухгалтерские услуги Зеленоград — это не только ведение отчётности, но и экспертиза рисков до того, как они превратятся в штрафы.

Почему ошибки дорожают

ФНС последние два года активно внедряет систему АСК НДС-3 — автоматический контроль цепочек поставок. Алгоритм сопоставляет данные продавца и покупателя в режиме реального времени. Если находит расхождение — сразу выставляет требование о пояснениях.

По статистике ведомства, в 2024 году количество таких требований выросло на 43% по сравнению с 2023-м. Причём теперь налоговая запрашивает пояснения не только по крупным суммам, но и по любым нестыковкам — даже на 10–20 тысяч рублей. Игнорировать такие запросы нельзя: непредставление пояснений влечёт штраф 5 тысяч рублей, а повторное нарушение — уже 20 тысяч.

Поэтому задача бизнеса — выстроить учёт так, чтобы у налоговой просто не возникало вопросов. Звучит утопично? На деле это вопрос грамотной организации процессов и регулярного контроля ключевых параметров.